Cicero verwerkt uw persoonsgegevens om diverse redenen. Deze redenen worden hieronder beschreven. Cicero gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. We verwerken uw gegevens alleen als dat noodzakelijk is.

Binnen Cicero is de raad van bestuur de eindverantwoordelijke voor een goede en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast is er binnen Cicero een Functionaris Gegevensbescherming (‘FG’) aangesteld, die toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) en dus op de toepassing en naleving van de privacy. De FG van Cicero is te bereiken via het e-mailadres: functionaris.gegevensbescherming@cicerozorggroep.nl.

Om welke redenen/voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens?

1. U bent bezoeker van deze website
Als u contact met ons opneemt omdat u bijvoorbeeld meer informatie wenst over onze dienstverlening, dan verwerken wij persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en voor ons noodzakelijk zijn om uw vraag te kunnen beantwoorden. De grondslag voor deze verwerking kan zijn gelegen in de uitvoering van de (nog te sluiten) behandelingsovereenkomst dan wel in een gerechtvaardigd belang van Cicero. Wij delen uw gegevens niet met anderen, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig voor de volledige beantwoording en afhandeling van uw vraag.

Cookies
Op onze website maken wij gebruik van Cookiebot om cookies en vergelijkbare technieken te beheren. Cookiebot toont bij het eerste bezoek van de website een cookiebanner, waarin per categorie (noodzakelijk, voorkeuren, statistieken en marketing) wel of geen toestemming gegeven kan worden. Enkel noodzakelijke cookies worden zonder toestemming geplaatst. Cookies in de overige categorieën worden pas geactiveerd wanneer er toestemming wordt gegeven. In de cookiebanner en in de Cookiebot-cookieverklaring bevindt zich een actueel en volledig overzicht van alle cookies die via deze website worden geplaatst, inclusief doeleinden, looptijden, en betrokken partijen. Gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken of aangepast via de Cookiebot-instellingen.

2. U bent cliënt
Als u cliënt bent bij Cicero dan verwerken wij uw persoonsgegevens om zorg aan u te verlenen. Dit doen we op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Daarin staat dat zorgverleners verplicht zijn om een medisch dossier bij te houden. Als wij deze persoonsgegevens niet van u ontvangen, kunnen wij u geen zorg verlenen. Het gaat dan om NAW-gegevens, BSN nummer, identiteitsbewijs, uw rekeningnummer, verzekeringsgegevens, uw foto en in sommige gevallen camerabeelden als dat nodig is voor de uitvoering van de behandelingsovereenkomst. Daarnaast worden bijzondere persoonsgegevens verwerkt, te weten gezondheidsgegevens maar ook uw geloofsovertuiging indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de behandelingsovereenkomst.  

De grondslag voor het verwerken van voornoemde gegevens is dus hoofdzakelijk gelegen in de uitvoering van de behandelingsovereenkomst. In andere gevallen vragen wij uw toestemming dan wel heeft Cicero een gerechtvaardigd belang om uw gegevens te kunnen verwerken. Voor wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van deze laatste grondslag, kunt u te allen tijde bezwaar maken en om die reden zult u bij een verwerking door Cicero op basis van deze grondslag hier eerst op worden gewezen. U kunt vervolgens bezwaar maken tegen de verwerking op basis van deze grondslag, door een e-mail te sturen naar de FG.

Omdat Cicero ook bijzondere persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van voornoemde grondslag (uitvoeren behandelingsovereenkomst), heeft zij naast een grondslag ook een uitzonderingsgrond nodig om deze gegevens te mogen verwerken. Bijzondere persoonsgegevens mogen in beginsel immers niet worden verwerkt. De uitzonderingsgrondslag voor Cicero is gelegen in het verlenen van gezondheidszorg.

Naast het verlenen van zorg, verwerkt Cicero uw persoonsgegevens meer specifiek ook om de volgende redenen en doelen:

1. Om u te kunnen identificeren en u niet te verwarren met andere cliënten. Zo kunnen wij er zeker van zijn dat gegevens die op u betrekking hebben in uw dossier worden opgeslagen (wettelijke verplichting, Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg);
    
2. Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die voortkomen uit de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), zoals het aanleggen van een dossier en andere wettelijke verplichtingen. Cicero is bijvoorbeeld wettelijk verplicht om de kwaliteit van zorg te monitoren.
    
3. Om gerechtvaardigde belangen van Cicero te behartigen. Indien u bijvoorbeeld een klacht tegen (een medewerker van) Cicero heeft ingediend, kan het nodig zijn dat Cicero uw gegevens doorneemt om uw klacht te behandelen. Datzelfde heeft bijvoorbeeld te gelden in geval van een incident in het kader van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz);
    
4. Om de bedrijfsvoering van Cicero te kunnen voeren bijvoorbeeld door de zorg die Cicero aan u heeft verleend te kunnen declareren en om vragen van het zorgkantoor, de gemeente, de zorgverzekeraar of toezichthouder over de door Cicero verleende zorg/werkzaamheden, te kunnen beantwoorden.
    
5. Om de zorgverlening zo efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren. Zo kunnen bijvoorbeeld gesprekken worden opgenomen om er vervolgens een verslag van te laten maken. Indien die verwerking niet noodzakelijk is voor de uitvoering van de behandelingsovereenkomst dan wel de gerechtvaardigde belangen van Cicero, zal Cicero hiervoor altijd uw toestemming vragen. U kunt die toestemming uiteraard ook weigeren. 
    
6. Het informeren van andere zorgverleners, bijvoorbeeld uw huisarts als u terug naar huis gaat. Volgens de WGBO kan dit op basis van ‘veronderstelde toestemming’. Dat betekent dus dat u geen expliciete toestemming hoeft te geven voor het informeren van andere zorgverleners die betrokken zijn bij de behandeling c.q. bij een door- of terugverwijzing. Doordat u geen expliciete toestemming hoeft te geven, kunt u daar wel bezwaar tegen maken.
    
7. Indien van toepassing in uw situatie kunnen uw gegevens ook worden verwerkt in de Caren – applicatie, waardoor u(w) (familie) uw gegevens kan inzien.
    
8. Wetenschappelijk onderzoek in het kader van de gezondheidszorg. Cicero participeert bijvoorbeeld in de samenwerkingsovereenkomst betreffende Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg (AWO-L). AWO-L richt zich primair op het doen van wetenschappelijk onderzoek voor kwaliteitsverbetering van de zorg. Cicero vraagt ten behoeve van dit nader gebruik van uw persoonsgegevens in beginsel expliciete dan wel algemene toestemming. Indien uw gegevens verder worden verwerkt op basis van algemene toestemming, kunt u hier te allen tijde bezwaar tegen maken. Uw toestemming is niet nodig als gegevens worden gebruikt die niet tot u herleidbaar zijn (geanonimiseerde gegevens) of toestemming volgens de WGBO niet nodig is. Er moet dan wel aan bepaalde wettelijke eisen worden voldaan en u zult hierover altijd worden geïnformeerd. U kunt in dat geval bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor wetenschappelijk onderzoek zonder toestemming.
    
9. Cicero maakt gebruik van cameratoezicht ter bescherming van haar cliënten, werknemers, bezoekers en eigendommen. Als u in de buurt van een camera bent, kan uw beeld worden opgenomen en worden verwerkt door Cicero voor de hiervoor genoemde beveiligingsdoelen. Als er een camera is geplaatst, is dat aangegeven. Cicero baseert de grondslag van haar verwerking op haar gerechtvaardigd belang en tegen deze verwerking kunt u dus bezwaar maken bij de FG. Wij delen uw gegevens in beginsel niet met anderen, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn dan wel een gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens te verstrekken. Bijvoorbeeld in het kader van een strafrechtelijk onderzoek of in geval van diefstal en/of vernieling. Cicero slaat de beelden nooit langer op dan vier weken.

Afhankelijk van de aard van de gegevens, worden deze gedurende een vastgestelde bewaartermijn bewaard. Zo wordt het medisch dossier tot tenminste twintig jaar na het afsluiten van de behandeling bewaard, financiële gegevens maximaal 7 jaar en camerabeelden maximaal 4 weken. Bij vragen over de bewaartermijnen kunt u zich wenden tot de FG van Cicero.

Soms delen wij uw gegevens met anderen. Het gaat dan enkel om de noodzakelijke gegevens. U kunt dan denken aan de volgende situaties, die uiteraard niet altijd op u van toepassing zijn: uitwisseling noodzakelijke gegevens met andere behandelaars, zorgverleners (buiten Cicero), collega zorginstellingen dan wel andere contractspartijen voor zover zij ketenpartner zijn ten behoeve van uw zorgverlening (denk bijvoorbeeld aan mondzorg) of bijvoorbeeld het laboratorium van het Zuyderland Medisch Centrum, uitwisseling van gegevens met uw huisarts, clientgegevens voor kwaliteitsbewaking, het CIZ - Centrum Indicatiestelling Zorg - ten behoeve van uw indicatiestelling, het zorgkantoor en zorgverzekeraars ter beoordeling van de vergoeding van de geleverde zorg, gemeentes, uw/de apotheek, contactpersonen, bewindvoerders en mentors, maar ook met externe dienstverleners waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten.

Soms ontvangen wij uw persoonsgegevens van andere instanties. U kunt dan ook weer denken aan de volgende situatie: het CIZ - Centrum Indicatiestelling Zorg - het Zorgkantoor, zorgverzekeraars, gemeentes, uw huisarts, uw/de apotheek, collega zorginstellingen, ziekenhuizen en andere contractspartijen voor zover zij ketenpartner zijn ten behoeve van uw zorgverlening, de rechtbank, contactpersonen, bewindvoerders en/of mentors.

3. U bent sollicitant
Als u bij ons solliciteert dan verwerken wij persoonsgegevens om uw sollicitatie te kunnen beoordelen. Het gaat dan om uw NAW-gegevens, contactgegevens, geboortedatum, uw cv en motivatiebrief. Als u wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, kunnen tijdens dat gesprek aantekeningen door ons worden gemaakt over het verloop van het gesprek en de indruk die u achterlaat. Cicero heeft een gerechtvaardigd belang om voornoemde gegevens te verwerken in het kader van uw sollicitatie. Anders kunnen wij uw sollicitatie immers niet behandelen. Omdat ook hier het ‘gerechtvaardigd belang’ van Cicero aan de verwerking ten grondslag ligt, kunt u ook tegen deze verwerking bezwaar maken door contact op te nemen met de FG.

Wij delen uw gegevens in het kader van uw sollicitatie niet met anderen, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij bewaren uw gegevens tot uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. U kunt ons toestemming geven om uw sollicitatie langer te bewaren. Wij bewaren uw gegevens dan tot maximaal 1 jaar na het einde van de sollicitatieprocedure. 

4. U bent bezoeker
Cicero maakt gebruik van cameratoezicht ter bescherming van haar cliënten, werknemers, bezoekers en eigendommen. Als u in de buurt van een camera bent, kan uw beeld worden opgenomen en worden verwerkt door Cicero voor de hiervoor genoemde beveiligingsdoelen. Als er een camera is geplaatst, is dat aangegeven. Ook hier baseert Cicero de grondslag van haar verwerking op haar gerechtvaardigd belang en ook tegen deze verwerking kunt u dus bezwaar maken bij de FG. Wij delen uw gegevens in beginsel niet met anderen, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn dan wel een gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens te verstrekken. Bijvoorbeeld in het kader van een strafrechtelijk onderzoek of in geval van diefstal en/of vernieling. Cicero slaat de beelden nooit langer op dan vier weken.

Uw rechten
U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot (de verwerking van) uw persoonsgegevens, te weten:

Inzage/kopie: u kunt ons vragen welke gegevens wij van u hebben vastgelegd. Deze gegevens kunt u inzien. U of uw wettelijk vertegenwoordiger kan (digitale) inzage van uw zorgdossier bij uw behandelaar vragen. Uw behandelaar kan dan tegelijkertijd een en ander uitleggen. U kunt tevens een kopie van (delen van) uw zorgdossier bij uw behandelaar vragen.

U kunt als client ook altijd opvragen wie toegang heeft gehad tot uw gegevens. Op uw verzoek verstrekken wij u een overzicht van (categorieën van) medewerkers die toegang hebben gehad. Wij stellen dit overzicht samen op basis van onze logbestanden.

Rectificatie en aanvulling: u kunt ons vragen uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of af te schermen. Dit kan bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn zoals fouten in uw naam of geboortedatum. Bent u het niet eens met indrukken, meningen of conclusies in uw zorgdossier, dan kunt u deze niet laten corrigeren. Wel kunt u vragen om uw eigen (aanvullende) verklaring aan het zorgdossier toe te voegen.

Vergetelheid/verwijdering: u kunt ons vragen uw gegevens te wissen. Wij moeten hieraan gehoor geven, tenzij een bepaald voorschrift of specifieke wet bepaalt dat de gegevens bewaard moeten worden.

Beperking verwerking: Als u de juistheid van de verwerking van uw persoonsgegevens betwist of daartegen bezwaar heeft gemaakt, kunt u Cicero verzoeken om gedurende de periode van betwisting of bezwaar niets met de gegevens te doen dan deze alleen op te slaan.

Dataportabiliteit: Als u persoonsgegevens aan Cicero heeft verstrekt (op basis van toestemming of overeenkomst) en Cicero deze persoonsgegevens digitaal verwerkt, kunt u Cicero verzoeken om deze persoonsgegevens in digitale vorm aan u beschikbaar te stellen. Dit recht geldt dus alleen voor de gegevens die u zelf actief en bewust aan Cicero heeft verstrekt, zoals de gegevens van een pacemaker of bloeddrukmeter. Dit recht geldt bijvoorbeeld niet voor de conclusies, diagnoses, vermoedens of behandelplannen die de arts vaststelt op basis van de door u verstrekte gegevens.

Het recht op dataportabiliteit of gegevensoverdracht is niet van toepassing op camerabeelden die worden gemaakt voor beveiligingsdoeleinden, aangezien de verwerking van deze persoonsgegevens geschiedt ter behartiging van het gerechtvaardigd belang van Cicero, namelijk de beveiligingsdoeleinden van Cicero zoals hierboven omschreven.

Maken van bezwaar: U heeft het recht tegen de verwerking van persoonsgegevens bezwaar te maken indien de grondslag van de verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Cicero. Dat is het geval bij de door Cicero ingezette camerabeveiliging en de verwerking van uw gegevens in het kader van uw sollicitatie. Indien uw (privacy)recht zwaarder weegt dan de overige belangen die daarbij in het geding zijn, zal Cicero aan uw verzoek voldoen.

Intrekken toestemming: Als Cicero uw gegevens verwerkt op basis van de grondslag toestemming, kunt u de gegeven toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens altijd weer intrekken. Let wel; intrekking van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dat betekent dat reeds verwerkte persoonsgegevens op basis van deze grondslag verwerkt mochten worden en dat kan dan ook niet meer worden teruggedraaid.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar of dataportabiliteit sturen naar functionaris.gegevensbescherming@cicerozorggroep.nl. Afhankelijk van het type verzoek, kunnen wij u vragen om u te legitimeren. We reageren in beginsel binnen vier weken op uw verzoek.

Alle verzoeken ten aanzien van uw zorgdossier richt u aan uw behandelaar.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering. Wij verwerken uw persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Binnen de EER geldt een gelijkwaardig beschermingsniveau op grond van de AVG. In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt buiten de EER. In dat geval zorgen wij ervoor dat deze doorgifte uitsluitend plaatsvindt in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG. Zonder passende waarborgen worden uw persoonsgegevens niet buiten de EER verwerkt.

Geheimhouding en beveiliging
Onze medewerkers hebben in hun arbeidsovereenkomst een geheimhoudingsplicht en zullen uw persoonsgegevens niet met anderen delen als daar geen wettelijke verplichting toe bestaat. Alle medewerkers die direct bij uw behandeling betrokken zijn, hebben tevens een wettelijke geheimhoudingsplicht en zullen uw gegevens niet met anderen delen als daar geen wettelijke of medische noodzaak voor is.

Onze medewerkers hebben enkel inzage in die gegevens die nodig zijn voor de vervulling van hun taak.

Wanneer voor het vervullen van noodzakelijke activiteiten door Cicero een derde wordt ingeschakeld, waarborgt Cicero zo veel als mogelijk dat de derde hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hanteert als het niveau dat wordt aangehouden door Cicero.

Verzoeken van derden om persoonsgegevens te verstrekken die niet voortkomen uit de behandelrelatie of een wettelijke plicht, worden alleen ingewilligd met expliciete toestemming van u of uw vertegenwoordiger, tenzij in uitzonderlijke situaties een beroep kan worden gedaan op overmacht of een conflict van plichten.

Cicero neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op. Onze contactgegevens treft u hieronder aan.

Klachten
Heeft u een klacht over de wijze waarop Cicero uw persoonsgegevens verwerkt, dan kunt u dat melden via de klachtprocedure van Cicero of bij functionaris.gegevensbescherming@cicerozorggroep.nl. Mocht dit niet tot het gewenste resultaat leiden, dan kunt u ook een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Datalekken
Cicero heeft een interne procedure voor het melden van beveiligingsincidenten en/of datalekken. Als u denkt dat sprake is van een datalek, meld dit dan zo spoedig mogelijk via functionaris.gegevensbescherming@cicerozorggroep.nl

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Stichting Cicero Zorggroep
St. Brigidastraat  3
Postbus 149
6440 AC Brunssum
KVK: 14 08 98 98
Telefoon 045 563 74 00
E-mail: info@cicerozorggroep.nl

Functionaris gegevensbescherming
e-mail:  functionaris.gegevensbescherming@cicerozorggroep.nl